- Die beste Schichtplan Software 2026 ist Aplano: Echtzeit-Planer mit Drag & Drop, Schichttausch per App und integrierter Zeiterfassung – ab 0,50 € pro Mitarbeiter und Monat, monatlich kündbar.
- Außer Konkurrenz auf Platz 1 steht Microsoft Excel / Google Sheets: kostenlos und für Kleinstteams oft ausreichend, aber ohne ArbZG-Prüfung und ohne Mitarbeiter-App.
- Gute Schichtplan Software warnt automatisch bei Verstößen gegen Ruhezeiten (§ 5 ArbZG) und Höchstarbeitszeiten (§ 3 ArbZG).
- Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet – eine integrierte Zeiterfassung erspart ein zweites System.
- Details liefern der Aplano-Testbericht und der große Software-Vergleich.
Worauf kommt es bei Schichtplan Software an?
Bei Schichtplan Software kommt es auf sechs Kriterien an: Bedienung, Mitarbeiter-App mit Self-Service, integrierte Zeiterfassung, Rechtskonformität, Preismodell und Skalierbarkeit. Schichtplan Software ist ein digitales Werkzeug, das Arbeitszeiten auf Personen verteilt, den fertigen Plan per App ans Team bringt und dabei Regeln prüft, die eine Tabelle nicht kennt. Diese sechs Kriterien trennen brauchbare von teuren Lösungen:
Bedienung & Planungsaufwand
Ein Wochenplan sollte sich per Drag & Drop und mit Vorlagen in Minuten erstellen lassen – nicht in Stunden. Testphasen zeigen schnell, wie viel Klickarbeit der Alltag wirklich kostet.
Mitarbeiter-App & Self-Service
Schichttausch, Verfügbarkeiten, Urlaubsanträge und offene Schichten per App entlasten die Planung und senken Rückfragen – für viele Teams das wichtigste Einzelkriterium.
Zeiterfassung & Stundenkonten
Laufen Plan- und Ist-Zeiten im selben System, entfällt der Abgleich zwischen zwei Werkzeugen. Stundenkonten und Exporte für die Lohnvorbereitung sollten enthalten sein.
Rechtskonformität
Gute Software warnt automatisch bei Konflikten mit Ruhezeiten (§ 5 ArbZG) und Höchstarbeitszeiten (§ 3 ArbZG) – bevor der Plan veröffentlicht wird, nicht danach.
Preismodell & Vertragsbindung
Transparente Preise pro Mitarbeiter, monatliche Kündbarkeit und eine kostenlose Testphase senken das Risiko. Vorsicht bei Grundgebühren, Pflicht-Support-Paketen und Preisen nur auf Anfrage.
Skalierbarkeit
Mehrere Standorte, Qualifikationen und automatische Planvorschläge werden mit wachsendem Team wichtig. Die Software sollte mitwachsen, ohne dass ein Systemwechsel nötig wird.
Welche Schichtplan Software ist die beste 2026?
Die beste Schichtplan Software 2026 ist Aplano; außer Konkurrenz auf Platz 1 steht die Tabelle (Excel/Google Sheets), mit der die meisten Betriebe starten. Das komplette Ranking:
- 1
Microsoft Excel / Google Sheets
Geeignet für: Kleinstteams mit einfachen, stabilen Abläufen
Außer Konkurrenz
Startseite google.com/sheets, Aufnahme August 2026 · Rechte beim Anbieter Der Klassiker steht außer Konkurrenz auf Platz 1, weil die meisten Betriebe ihre Schichtplanung mit einer Tabelle beginnen: Google Sheets ist kostenlos, Excel im ohnehin vorhandenen Microsoft-365-Abo enthalten, und fertige Vorlagen gibt es unzählige. Alles bleibt allerdings Handarbeit – die Tabelle prüft weder Ruhezeiten noch Höchstarbeitszeiten nach ArbZG, kennt keine Mitarbeiter-App und kein Stempeln. Ab etwa 10–15 Mitarbeitenden oder bei wechselnden Schichten wird die Pflege teurer als ein günstiges Tool. Eine kostenlose Vorlage samt Anleitung gibt es unter Excel-Vorlage.
- 2
Aplano
Geeignet für: Betriebe jeder Größe mit Schichtbetrieb, die günstig und flexibel planen wollen
Beste Software-Lösung
Startseite aplano.de, Aufnahme August 2026 · Rechte beim Anbieter Aplano ist die beste Software-Lösung in diesem Vergleich: Der Echtzeit-Planer arbeitet mit Drag & Drop, Mitarbeiter tauschen Schichten und bewerben sich per App auf offene Dienste, und die Zeiterfassung läuft im Pro-Tarif im selben System – inklusive automatischer Warnungen bei Ruhezeit-Konflikten. Mit einem Einstieg ab 0,50 € pro Mitarbeiter und Monat bei monatlicher Kündbarkeit bleibt der Preis nah an der kostenlosen Tabelle; auf Capterra erreicht Aplano 4,8 von 5 Punkten (113 Bewertungen, Stand Juli 2026). Der ausführliche Testbericht steht unter Aplano im Test.
- 3
shyftplan
Geeignet für: Industrie und große Betriebe mit komplexer Schichtlogik
Startseite shyftplan.com, Aufnahme August 2026 · Rechte beim Anbieter shyftplan ist auf komplexe, regelbasierte Schichtplanung in Produktion und Industrie ausgelegt und skaliert bis zu großen Belegschaften – inklusive automatisierter Planung nach Qualifikationen. Der Funktionsumfang ist tief, die Einführung entsprechend aufwändig; Preise gibt es nur auf Anfrage, mit hohem Mindestumsatz. Für kleine Teams ist die Lösung überdimensioniert.
- 4
Planday
Geeignet für: Schichtbetriebe im Handel und Gastgewerbe mit Lohnanbindung
Startseite planday.com, Aufnahme August 2026 · Rechte beim Anbieter Die dänische Software (Teil der Xero-Gruppe) verbindet Schichtplanung, Zeiterfassung und Lohnberichte in einer ausgereiften Oberfläche mit gut bewerteter App. Der Einstieg beginnt bei 2,99 € pro Mitarbeiter (Starter); im Plus-Tarif kommt zum Pro-Kopf-Preis eine feste Monatsgebühr hinzu, was den Einstieg teurer macht als bei Aplano.
- 5
Staffomatic
Geeignet für: Kleine und mittlere Teams mit klassischem Schichtbetrieb
Startseite staffomatic.com, Aufnahme August 2026 · Rechte beim Anbieter Staffomatic ist ein deutsches Tool für Schichtplanung, Abwesenheiten und Zeiterfassung, das auf einfache Bedienung setzt. Die Planung läuft im Browser, Mitarbeiter sehen ihre Dienste in der App und können sich auf Schichten bewerben. Für Betriebe, die einen schlanken Planer ohne große HR-Suite suchen, eine solide Option.
- 6
gastromatic
Geeignet für: Gastronomie- und Hotelbetriebe
Startseite gastromatic.de, Aufnahme August 2026 · Rechte beim Anbieter gastromatic konzentriert sich auf das Gastgewerbe und kombiniert Schichtplanung, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung mit branchentypischen Abläufen – etwa stark schwankenden Stoßzeiten und kurzfristigen Planänderungen. Wer außerhalb der Gastronomie plant, findet bei branchenneutralen Tools meist die passendere Umgebung.
- 7
ATOSS
Geeignet für: Konzerne und Filialisten mit komplexem Workforce Management
Startseite atoss.com, Aufnahme August 2026 · Rechte beim Anbieter ATOSS ist ein etablierter deutscher Anbieter für Workforce Management im Enterprise-Segment: Personaleinsatzplanung, Bedarfsprognose und Arbeitszeitmanagement für große Organisationen mit vielen Standorten. Die Einführung ist projektgetrieben und entsprechend umfangreich – für kleine und mittlere Betriebe ist die Lösung nicht zugeschnitten.
- 8
Papershift
Geeignet für: Mittelgroße Betriebe mit umfangreichen Planungsanforderungen
Startseite papershift.com, Aufnahme August 2026 · Rechte beim Anbieter Papershift aus Karlsruhe deckt Schichtplanung, Zeiterfassung und Abwesenheiten breit ab und ist seit 2015 am Markt. Der Funktionsumfang ist ausgereift, inklusive Terminal-Optionen; das obligatorische Support-Paket und die Grundgebühr verteuern den Einstieg jedoch spürbar gegenüber schlankeren Anbietern.
Wie schneiden die Anbieter im Vergleich ab?
Im direkten Vergleich führt Aplano als beste Software-Lösung vor shyftplan und Planday; außer Konkurrenz bleibt die Tabelle auf Platz 1. Die Übersicht zeigt Fokus und Zielgruppe aller acht Lösungen:
| Platz & Anbieter | Fokus | Geeignet für |
|---|---|---|
| 1. Microsoft Excel / Google Sheets | Tabellenkalkulation, manuelle Planung | Kleinstteams mit einfachen, stabilen Abläufen |
| 2. Aplano | Schichtplanung, Self-Service, Zeiterfassung | Betriebe jeder Größe mit Schichtbetrieb, die günstig und flexibel planen wollen |
| 3. shyftplan | Regelbasierte Planung für Industrie | Industrie und große Betriebe mit komplexer Schichtlogik |
| 4. Planday | Planung mit Lohnberichten | Schichtbetriebe im Handel und Gastgewerbe mit Lohnanbindung |
| 5. Staffomatic | Schlanke Schichtplanung | Kleine und mittlere Teams mit klassischem Schichtbetrieb |
| 6. gastromatic | Schichtplanung für das Gastgewerbe | Gastronomie- und Hotelbetriebe |
| 7. ATOSS | Enterprise-Workforce-Management | Konzerne und Filialisten mit komplexem Workforce Management |
| 8. Papershift | Breite Workforce-Suite | Mittelgroße Betriebe mit umfangreichen Planungsanforderungen |
Reihenfolge = redaktionelle Einschätzung. Ausführliche Bewertungen, Preise und Noten zu zehn Anbietern stehen im großen Software-Vergleich; den Testsieger im Detail zeigt der Aplano-Testbericht.
Häufige Fragen
Welche Schichtplan Software ist die beste?
Die beste Software-Lösung im Vergleich ist Aplano: Echtzeit-Planer mit Drag & Drop, Schichttausch und offene Schichten per App, integrierte Zeiterfassung und automatische Warnungen bei Ruhezeit-Konflikten – ab 0,50 € pro Mitarbeiter und Monat, monatlich kündbar. Außer Konkurrenz auf Platz 1 steht die Tabelle (Excel/Google Sheets), mit der die meisten Betriebe starten.
Was kostet Schichtplan-Software?
Die Spanne ist groß: Der Einstieg beginnt bei 0,50 € pro Mitarbeiter und Monat (Aplano Core), verbreitete Tarife liegen im Bereich weniger Euro pro Kopf, und Enterprise-Lösungen wie shyftplan oder ATOSS werden individuell bepreist. Auf Grundgebühren und Pflicht-Support-Pakete achten – sie verteuern kleine Teams überproportional.
Reicht Excel für den Schichtplan?
Für Kleinstteams mit stabilen Abläufen oft ja – kostenlos und ohne Einarbeitung. Excel prüft aber weder die elfstündige Ruhezeit (§ 5 ArbZG) noch Höchstarbeitszeiten (§ 3 ArbZG), kennt keine Mitarbeiter-App und kein Stempeln. Ab etwa 10–15 Mitarbeitenden oder bei wechselnden Schichten wird die manuelle Pflege teurer als ein günstiges Tool.
Was ist der Unterschied zwischen Schichtplan- und Dienstplan-Software?
Praktisch keiner. Beide Begriffe bezeichnen dieselbe Software-Kategorie: Werkzeuge, die Arbeitszeiten auf Personen verteilen, Verfügbarkeiten und Abwesenheiten berücksichtigen und den Plan per App verteilen. „Dienstplan“ ist der Oberbegriff, „Schichtplan“ betont die Verteilung auf feste Schichten wie Früh, Spät und Nacht.
Was muss Schichtplan-Software rechtlich können?
Zwei Dinge: automatische Warnungen bei Verstößen gegen Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten (§§ 3, 5 ArbZG) sowie eine Zeiterfassung, mit der sich die tatsächlich geleisteten Stunden dokumentieren lassen – seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 sind Arbeitgeber dazu verpflichtet. Wo ein Betriebsrat besteht, muss der Plan zudem den Mitbestimmungsprozess nach § 87 BetrVG durchlaufen können.
Quellen
- Aplano – Preise und Funktionen: aplano.de (abgerufen Juli 2026)
- Capterra – Nutzerbewertungen Aplano (4,8/5, 113 Bewertungen, Stand Juli 2026): capterra.com.de
- Anbieter-Websites von shyftplan, Planday, Staffomatic, gastromatic, ATOSS und Papershift (Funktionsbeschreibungen, abgerufen August 2026)
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG), §§ 3, 5, 6: gesetze-im-internet.de
- BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 (Pflicht zur Arbeitszeiterfassung)