Diese kostenlose Excel-Vorlage bildet einen Wochen-Dienstplan mit Mitarbeitern, Wochentagen und Schichtkürzeln ab. Für kleine Teams ist das ein solider Start. Bei Schichttausch, kurzfristigen Änderungen und Ruhezeit-Prüfung ist eine Dienstplan-App jedoch klar überlegen.
Kostenlose Vorlage: Wochen-Dienstplan als CSV (Mitarbeiter, Mo–So, Wochenstunden), direkt in Excel, Numbers oder Google Sheets nutzbar. Ohne Registrierung, ohne Makros – einfach herunterladen, Namen eintragen und mit den Schichtkürzeln aus der Anleitung loslegen.
Dienstplan-Vorlage herunterladenSo nutzen Sie die Vorlage
Mitarbeiter eintragen
Pro Zeile eine Person, in den Spalten die Wochentage.
Schichten kürzeln
Mit Kürzeln arbeiten: F = Früh, S = Spät, N = Nacht, frei = frei.
Stunden summieren
Wochenstunden je Person berechnen und mit der Sollzeit abgleichen.
Aushängen oder teilen
Plan als PDF exportieren und dem Team zugänglich machen.
Nützliche Excel-Formeln für den Dienstplan
Mit ZÄHLENWENN zählen Sie Schichtkürzel je Zeile und multiplizieren sie mit der Schichtlänge – so entstehen Wochenstunden automatisch. Mit einer zweiten ZÄHLENWENN-Zeile pro Spalte prüfen Sie die Tagesbesetzung. Bedingte Formatierung färbt Unterbesetzung rot ein, bevor der Plan ausgehängt wird.
| Zweck | Formel | Ergebnis |
|---|---|---|
| Frühschichten je Person zählen | =ZÄHLENWENN(B2:H2;"F") | Anzahl der F-Einträge in der Zeile |
| Wochenstunden berechnen | =ZÄHLENWENN(B2:H2;"F")*8+ZÄHLENWENN(B2:H2;"S")*8 | Stunden aus Schichtkürzeln × Schichtlänge |
| Tagesbesetzung prüfen | =ZÄHLENWENN(B2:B10;"F") | besetzte Frühdienste je Spalte (Tag) |
Ergänzen Sie eine bedingte Formatierung auf die Besetzungszeile: Werte unter der Soll-Besetzung werden rot markiert. So fällt eine Lücke schon beim Planen auf, nicht erst in der Schicht.
Excel und die Zeiterfassungspflicht
Ein Excel-Dienstplan ersetzt keine Arbeitszeiterfassung: Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 müssen Beginn, Ende und Dauer der tatsächlichen Arbeitszeit dokumentiert werden. Die Form ist derzeit frei – auch eine Tabelle genügt, wenn sie objektiv, verlässlich und zugänglich geführt wird. Der Referentenentwurf vom 18.06.2026 zählt Tabellenkalkulationen ausdrücklich zur geplanten elektronischen Form.
Wer bei Excel bleibt, sollte deshalb zwei Tabellen führen: den Soll-Plan und einen Ist-Nachweis mit täglichen Zeiten. In MiLoG-Branchen wie Gastronomie, Bau oder Gebäudereinigung muss der Ist-Nachweis binnen sieben Tagen entstehen und zwei Jahre aufbewahrt werden – bei Verstößen drohen Bußgelder bis 30.000 €. Genau an dieser Doppelarbeit scheitert die Tabelle in der Praxis: Eine App erfasst beide Ebenen im selben System und gleicht sie automatisch ab.
Sechs Grenzen der Excel-Lösung
- Kein Schichttausch: Änderungen müssen zentral eingepflegt werden – Chaos bei kurzfristigem Tausch.
- Keine App: Mitarbeiter sehen ihren Plan nicht mobil, keine Push-Benachrichtigung.
- Keine Konfliktprüfung: Ruhezeit-Verstöße fallen nicht automatisch auf.
- Keine Verfügbarkeiten: Wünsche und Urlaube müssen manuell abgeglichen werden.
- Fehleranfällig: Formeln und Kopiervorgänge sind eine typische Fehlerquelle.
- Keine Zeiterfassung: geplante und tatsächliche Zeiten lassen sich nicht abgleichen.
Wer über die Tabelle hinauswächst, findet mit Aplano (ab 0,50 €/MA) oder den Alternativen eine App, die Planung, Tausch und Zeiterfassung automatisch abbildet.
Häufige Fragen
Ist eine Excel-Dienstplan-Vorlage kostenlos nutzbar?
Ja, unsere CSV-Vorlage ist kostenlos und lässt sich in Excel, Numbers oder Google Sheets öffnen und anpassen.
Wie erstelle ich einen Schichtplan in Excel?
Legen Sie je Zeile eine Person und je Spalte einen Wochentag an, tragen Sie Schichtkürzel (F/S/N/frei) ein und summieren Sie die Wochenstunden. Unsere Vorlage bringt diese Struktur bereits mit.
Wann lohnt sich der Wechsel von Excel zur App?
Sobald Schichttausch, mobile Pläne, Qualifikationen oder Ruhezeit-Prüfung gefragt sind. Eine App ab 0,50 € pro Kopf ersetzt die Tabelle mit geringem Mehraufwand.
Genügt Excel für die gesetzliche Arbeitszeiterfassung?
Nach aktueller Rechtslage ja: Die Form der Erfassung ist frei, solange Beginn, Ende und Dauer verlässlich dokumentiert werden. Auch der Referentenentwurf vom 18.06.2026 lässt Tabellenkalkulationen als elektronische Aufzeichnung zu. Praktisch bleibt das Problem der Doppelpflege von Soll-Plan und Ist-Zeiten.
Welche Schichtkürzel haben sich in Excel bewährt?
Kurz und eindeutig: F (Früh), S (Spät), N (Nacht), U (Urlaub), K (krank), frei. Hinterlegen Sie je Kürzel eine feste Stundenzahl, damit Formeln die Wochenstunden automatisch berechnen können.
Gibt es eine Excel-Vorlage für den Monats-Dienstplan?
Ja – am einfachsten duplizieren Sie die Wochen-Vorlage vier- bis fünfmal als Tabellenblätter eines Monats. Alternativ legen Sie ein Monatsraster mit 28 bis 31 Tagesspalten an; das wird allerdings unübersichtlich und erschwert die Stundenformeln. Spätestens beim Monatsplan mit vielen Änderungen lohnt der Umstieg auf eine App.
Kann Excel Ruhezeiten und Arbeitszeitgrenzen prüfen?
Nicht automatisch. Die elf Stunden Ruhezeit (§ 5 ArbZG) und die Höchstarbeitszeit von acht bis zehn Stunden (§ 3 ArbZG) muss der Planer in Excel selbst kontrollieren oder aufwändig als Formelwerk nachbauen. Dienstplan-Apps prüfen diese Konflikte bei jeder Planänderung automatisch – einer der größten Unterschiede zur Tabelle.
Funktioniert die Vorlage auch in Google Sheets oder Numbers?
Ja. Die Vorlage liegt als CSV vor und lässt sich in Excel, Google Sheets, LibreOffice und Apple Numbers öffnen. Beachten Sie beim Import das Semikolon als Trennzeichen; Formeln wie ZÄHLENWENN heißen in Google Sheets identisch (englisch: COUNTIF).
Quellen
- Aplano – Dienstplanung: aplano.de
- BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21: bundesarbeitsgericht.de · Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG): gesetze-im-internet.de
- Referentenentwurf ArbZG-Reform v. 18.06.2026 (Excel als elektronische Form), Einordnung: osborneclarke-arbeitsrecht.de