Unbezahlter Urlaub: Anspruch, Antrag, Sozialversicherung und wie er im Dienstplan abgebildet wird

Ein Mitarbeiter möchte drei Wochen an den Jahresurlaub anhängen, um Familie im Ausland zu besuchen. Eine Pflegefachkraft braucht zwei Monate, um die Versorgung ihres Vaters zu organisieren. Eine Studentin im Service will vor der Prüfungsphase einen Monat aussetzen. Unbezahlter Urlaub ist im Schichtbetrieb häufiger, als viele denken – und er wird oft falsch abgebildet: als „frei" im Plan, mit Minusstunden im Stundenkonto, mit abgezogenen Urlaubstagen oder ohne Abmeldung bei der Krankenkasse. Dieser Beitrag ordnet die Rechtslage im Oktober 2026 und zeigt, wie unbezahlter Urlaub im Dienstplan sauber erfasst wird.

Was ist unbezahlter Urlaub?

Unbezahlter Urlaub (oft auch unbezahlter Sonderurlaub genannt) ist eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und beschäftigter Person, nach der die Arbeitspflicht für einen bestimmten Zeitraum entfällt und im Gegenzug kein Arbeitsentgelt gezahlt wird. Juristisch ruhen die Hauptleistungspflichten; das Arbeitsverhältnis selbst läuft weiter, ebenso Nebenpflichten wie Verschwiegenheit und Rücksichtnahme. Der Begriff ist gesetzlich nicht definiert. Mit dem Erholungsurlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz hat er nur das Wort gemeinsam: Erholungsurlaub ist bezahlt und ein gesetzlicher Anspruch, unbezahlter Urlaub ist weder das eine noch das andere.

Im Alltag werden mehrere Formen der Abwesenheit vermischt. Für die Planung und die Lohnabrechnung ist die Unterscheidung wichtig, weil sie über Bezahlung, Urlaubskonto und Sozialversicherung entscheidet.

Eigene Systematik der Redaktion, Stand Oktober 2026. Ausführlich zu längeren Auszeiten: Sabbatical im Schichtbetrieb.

Gibt es einen Anspruch auf unbezahlten Urlaub?

Nein, nicht allgemein. Wer unbezahlten Urlaub möchte, braucht die Zustimmung des Arbeitgebers. Dieser darf den Antrag ablehnen, auch ohne besondere Begründung, solange kein Gesetz, Tarifvertrag, keine Betriebsvereinbarung und kein Arbeitsvertrag etwas anderes vorsieht. Wer ohne Zustimmung fernbleibt, riskiert eine Abmahnung oder Kündigung wegen unentschuldigten Fehlens. Für bestimmte Lebenslagen hat der Gesetzgeber aber Freistellungsansprüche geschaffen, die faktisch unbezahlter Urlaub sind:

Stand Oktober 2026. Pflegezeit und Familienpflegezeit setzen eine nachgewiesene Pflegebedürftigkeit des Angehörigen voraus.

Für die Planung bedeutet das: Ein Antrag auf Pflegezeit ist kein Wunsch, über den verhandelt wird, sondern ein Anspruch mit kurzer Vorlaufzeit. Zehn Arbeitstage reichen kaum, um eine Vertretung einzuarbeiten. Betriebe mit vielen Beschäftigten in pflegenahen Altersgruppen tun gut daran, solche Ausfälle in der Personalbedarfsrechnung mitzudenken.

Wie beantragt man unbezahlten Urlaub?

Eine gesetzliche Form gibt es nicht, ein mündlicher Antrag ist wirksam. Weil unbezahlter Urlaub aber Folgen für Entgelt, Urlaubsanspruch und Versicherung hat, sollte die Vereinbarung schriftlich festgehalten werden. Die Beschäftigten profitieren davon ebenso wie der Betrieb: Später lässt sich nachweisen, dass es sich um vereinbarten unbezahlten Urlaub handelte und nicht um Erholungsurlaub oder unentschuldigtes Fehlen.

Ein Antrag und die daraus folgende Vereinbarung sollten mindestens enthalten:

• genauen Beginn und genaues Ende des unbezahlten Urlaubs, bei Teilfreistellung den Umfang je Woche
• den Grund, wenn ein Tarifvertrag wie § 28 TVöD einen wichtigen Grund verlangt
• den Hinweis, dass für diese Zeit kein Entgelt gezahlt wird und kein gesetzlicher Urlaub entsteht
• eine Regel für vorzeitige Rückkehr oder Verlängerung (nur einvernehmlich)
• bei mehr als einem Monat: den Hinweis, die Kranken- und Pflegeversicherung vorab mit der Krankenkasse zu klären
• bei Bedarf die Übergabe von Aufgaben und den Ansprechpartner für die Vertretung

Ist der unbezahlte Urlaub vereinbart, binden beide Seiten sich daran. Der Arbeitgeber kann die Person nicht einseitig zurückholen, die Person kann nicht einseitig früher zurückkommen und Entgelt verlangen. Das ist für den Dienstplan wichtig: Eine bewilligte Abwesenheit ist eine feste Größe, keine Reserve.

Was passiert mit der Sozialversicherung?

Die Sozialversicherungspflicht setzt eine Beschäftigung gegen Arbeitsentgelt voraus. Fällt das Entgelt weg, hilft § 7 Abs. 3 SGB IV über eine Übergangszeit: Die Beschäftigung gilt als fortbestehend, solange das Arbeitsverhältnis ohne Entgeltanspruch fortdauert, jedoch nicht länger als einen Monat. Bis zu einem Monat unbezahlten Urlaubs ändert sich am Versicherungsschutz also nichts.

Überblick, keine Beratung im Einzelfall. Für die Anschlussversicherung ist die Krankenkasse zuständig; Beschäftigte sollten vor Beginn klären, ob eine Familienversicherung möglich ist.

Ein Monat bedeutet dabei einen Zeitmonat ab Beginn des unbezahlten Urlaubs, nicht den Kalendermonat. Beginnt der unbezahlte Urlaub am 10. März, endet die Fiktion mit Ablauf des 9. April. Für die Lohnabrechnung ist deshalb der exakte Zeitraum entscheidend, der im Dienstplan oder in der Abwesenheitsverwaltung hinterlegt ist.

Wird der Urlaubsanspruch gekürzt?

Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat 2019 entschieden, dass Zeiten eines unbezahlten Sonderurlaubs bei der Berechnung des gesetzlichen Mindesturlaubs unberücksichtigt bleiben, weil in dieser Zeit keine Arbeitspflicht besteht (BAG, Urteil vom 19.03.2019 – 9 AZR 315/17). Im entschiedenen Fall war die Klägerin das ganze Jahr 2014 in unbezahltem Sonderurlaub und hatte für dieses Jahr keinen Anspruch auf gesetzlichen Urlaub. Seine frühere, gegenteilige Rechtsprechung hat das Gericht damit aufgegeben.

Für einen unterjährigen unbezahlten Urlaub rechnet das BAG den Urlaub um: 24 Werktage Urlaub × Tage mit Arbeitspflicht ÷ 312 Werktage. Bei einer Fünftagewoche ergibt das gleichwertig 20 Arbeitstage × Tage mit Arbeitspflicht ÷ 260 Arbeitstage. Die Tage des unbezahlten Urlaubs zählen dabei mit null.

Rechnung der Redaktion nach BAG 9 AZR 315/17, Rn. 25 f. Die Formel betrifft den gesetzlichen Mindesturlaub; für vertraglichen oder tariflichen Mehrurlaub können eigene Regeln gelten. Wie mit Bruchteilen von Urlaubstagen umzugehen ist, sollte die Vereinbarung festhalten.

Bei Elternzeit und Pflegezeit gilt eine eigene, gesetzliche Kürzungsregel: Der Arbeitgeber kann den Erholungsurlaub für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel kürzen, nicht aber, wenn die Person während der Elternzeit beim selben Arbeitgeber in Teilzeit arbeitet (§ 17 Abs. 1 BEEG). Für jeden vollen Kalendermonat einer vollständigen Freistellung nach dem Pflegezeitgesetz gilt dasselbe (§ 4 Abs. 4 PflegeZG). Anders als bei der BAG-Formel handelt es sich hier um eine Kann-Regel, die der Arbeitgeber erklären muss.

Krankheit und Feiertage im unbezahlten Urlaub

Wird jemand während des unbezahlten Urlaubs krank, entsteht in der Regel kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung nach § 3 EFZG. Der Anspruch setzt voraus, dass die Krankheit die alleinige Ursache für den Arbeitsausfall ist; im unbezahlten Urlaub wäre ohnehin nicht gearbeitet worden. Anders als beim Erholungsurlaub (§ 9 BUrlG) werden die Krankheitstage dem unbezahlten Urlaub auch nicht gutgeschrieben, sodass er sich nicht verlängert. Aus demselben Grund besteht für einen gesetzlichen Feiertag, der in den unbezahlten Urlaub fällt, kein Anspruch auf Feiertagsvergütung nach § 2 EFZG.

Für den Dienstplan heißt das: Eine Krankmeldung während des unbezahlten Urlaubs ändert die Abwesenheitsart nicht. Erst wenn die Person über das vereinbarte Ende hinaus arbeitsunfähig ist, beginnt eine normale Arbeitsunfähigkeit mit den üblichen Pflichten (Krankmeldung beim Arbeitgeber).

Unbezahlten Urlaub im Dienstplan richtig abbilden

Die häufigsten Fehler entstehen nicht im Arbeitsrecht, sondern im Plan. Wer unbezahlten Urlaub als gewöhnliches „Frei" einträgt, lässt die Soll-Stunden stehen: Das Stundenkonto läuft ins Minus, obwohl die Person nichts schuldet. Wer ihn als Urlaub einträgt, zieht Tage vom Urlaubskonto ab und löst Entgeltfortzahlung aus. Beides muss später mühsam korrigiert werden. Eine saubere Abbildung folgt vier Regeln.

1. Eigene Abwesenheitsart anlegen

Unbezahlter Urlaub braucht eine eigene Abwesenheitsart, getrennt von Erholungsurlaub, Krankheit, Freizeitausgleich und Sonderurlaub nach § 616 BGB. Nur so lassen sich die Tage später auswerten, an die Lohnabrechnung übergeben und für die Urlaubsberechnung nach BAG zählen. Für Pflegezeit und Elternzeit empfehlen sich eigene Arten, weil für sie andere Kürzungs- und Versicherungsregeln gelten.

Eigene Darstellung der Redaktion. Die Bezeichnungen der Konten unterscheiden sich je Software; maßgeblich ist die Wirkung.

2. Soll-Stunden reduzieren statt Minusstunden erzeugen

Der Kern ist die Soll-Stunden-Reduktion. Beispiel: Eine Teilzeitkraft mit 30 Wochenstunden, verteilt auf fünf Tage à sechs Stunden, nimmt zwei Wochen unbezahlten Urlaub. Wird die Zeit nur als „nicht eingeplant" geführt, fehlen am Monatsende 60 Stunden im Stundenkonto, die sie scheinbar nacharbeiten müsste. Richtig ist: Für die zehn Arbeitstage wird das Soll auf null gesetzt, das Monatssoll sinkt um 60 Stunden, der Saldo bleibt unverändert. Gleiches gilt für ein Ampelkonto: Unbezahlter Urlaub darf es weder in den roten Bereich treiben noch Plusstunden „abbauen".

Umgekehrt dürfen Plusstunden nicht stillschweigend gegen unbezahlten Urlaub verrechnet werden. Will die Person ihr Guthaben nutzen, ist das Freizeitausgleich, also eine bezahlte Abwesenheit, und wird vorher vereinbart. Viele Betriebe kombinieren beides: zuerst Überstunden abbauen, dann der Rest unbezahlt.

3. Urlaubskonto und Lohnabrechnung anpassen

Das Urlaubskonto wird durch den unbezahlten Urlaub nicht direkt belastet, sein Jahresanspruch sinkt aber anteilig nach der BAG-Formel. Wer das Urlaubskonto zu Jahresbeginn voll anlegt, muss den Anspruch nach Genehmigung neu berechnen und der Person mitteilen, sonst entstehen am Jahresende Streitigkeiten über Resturlaub. Die Lohnbuchhaltung braucht den exakten Zeitraum für die Entgeltkürzung und die Prüfung der Monatsfrist nach § 7 Abs. 3 SGB IV; ein Export der Abwesenheiten mit Abwesenheitsart vermeidet Übertragungsfehler.

4. Vertretung planen und veröffentlichen

Kurzer unbezahlter Urlaub von einigen Tagen lässt sich meist über offene Schichten oder Tausch auffangen. Ab etwa zwei Wochen lohnt eine echte Vertretungsplanung: fehlende Dienste nach Schichtart zählen, Qualifikationen und Mindestbesetzung prüfen und die Dienste rechtzeitig verteilen. Wie Vertretungsmatrix und Übergabe funktionieren, beschreibt der Beitrag Urlaubsvertretung organisieren. Wichtig ist, unbezahlten Urlaub in der Urlaubsplanung mitzuzählen: Er belegt einen Platz in der Abwesenheitsquote genauso wie Erholungsurlaub, auch wenn er das Urlaubskonto nicht berührt.

1. Antrag prüfen: Abwesenheitsquote, Mindestbesetzung und bereits genehmigte Urlaube im Zeitraum abgleichen.
2. Vereinbarung festhalten: Zeitraum, Umfang und Hinweise zu Urlaub und Versicherung schriftlich bestätigen.
3. Abwesenheit eintragen: eigene Abwesenheitsart „unbezahlter Urlaub", Soll-Stunden auf null.
4. Vertretung planen: offene Dienste ausschreiben oder gezielt zuweisen, Ruhezeiten der Vertretung beachten.
5. Urlaubsanspruch neu berechnen: anteilige Kürzung nach BAG-Formel und Information an die Person.
6. Lohnabrechnung informieren: exakter Zeitraum, bei mehr als einem Monat Abmeldung bei der Krankenkasse.

Unbezahlten Urlaub mit Aplano abbilden

Aplano ist eine Cloud-Software für Dienstplanung, Zeiterfassung und Mitarbeiterkommunikation. Abwesenheiten und Urlaubskonten sind ab dem Basic-Tarif (2,00 € je Mitarbeiter und Monat) enthalten; unbezahlter Urlaub erscheint damit als eigene Abwesenheit im Plan und in der Urlaubsübersicht des Teams. Stundenkonten und Überstunden, offene Schichten für die Vertretung, ArbZG-Hinweise bei Ruhezeitkonflikten sowie Auswertungen und Exporte für die Lohnabrechnung gehören zum Pro-Tarif (4,50 €). Testen lässt sich Aplano 14 Tage im Pro-Umfang ohne Kreditkarte. Auf Capterra hat die Software 4,8 von 5 bei 113 Bewertungen, auf OMR Reviews 4,7 von 5 bei 206 Bewertungen (Stand Juli 2026). Andere Anbieter stellt der Software-Vergleich gegenüber.

Häufige Fragen

Habe ich einen Anspruch auf unbezahlten Urlaub?

Einen allgemeinen gesetzlichen Anspruch gibt es nicht; der Arbeitgeber muss zustimmen und darf ablehnen. Ausnahmen sind die kurzzeitige Arbeitsverhinderung (bis zu zehn Arbeitstage, § 2 PflegeZG), die Pflegezeit (bis zu sechs Monate bei Arbeitgebern mit mehr als 15 Beschäftigten), die Familienpflegezeit (Teilfreistellung bis zu 24 Monate bei mehr als 25 Beschäftigten) und die Elternzeit nach § 15 BEEG. Im öffentlichen Dienst kann nach § 28 TVöD bzw. TV-L bei wichtigem Grund Sonderurlaub ohne Entgelt gewährt werden; auch andere Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen können Regeln enthalten.

Bin ich während des unbezahlten Urlaubs krankenversichert?

Bis zu einem Monat gilt die Beschäftigung als fortbestehend, der Versicherungsschutz bleibt (§ 7 Abs. 3 SGB IV). Dauert der unbezahlte Urlaub länger, endet die Versicherungspflicht als Beschäftigter; der Arbeitgeber meldet ab. Die Kranken- und Pflegeversicherung läuft dann als Familienversicherung weiter, wenn deren Voraussetzungen vorliegen, sonst als freiwillige Mitgliedschaft mit eigenem Beitrag (§ 188 Abs. 4 SGB V). Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge fallen nicht an.

Wird mein Urlaub gekürzt, wenn ich unbezahlten Urlaub nehme?

Ja, der gesetzliche Mindesturlaub entsteht nur für Zeiten mit Arbeitspflicht. Nach dem Bundesarbeitsgericht wird er anteilig berechnet: 24 Werktage × Tage mit Arbeitspflicht ÷ 312, bei einer Fünftagewoche 20 × Arbeitstage mit Arbeitspflicht ÷ 260 (BAG, Urteil vom 19.03.2019 – 9 AZR 315/17). Wer zwei Monate unbezahlten Urlaub nimmt, hat bei einer Fünftagewoche rechnerisch rund 16,7 statt 20 Tage gesetzlichen Urlaub. Für Elternzeit und Pflegezeit gilt die Kürzung um ein Zwölftel je vollem Kalendermonat (§ 17 BEEG, § 4 Abs. 4 PflegeZG).

Was passiert, wenn ich im unbezahlten Urlaub krank werde?

In der Regel besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung, weil die Arbeit nicht wegen der Krankheit ausfällt, sondern wegen des vereinbarten unbezahlten Urlaubs (§ 3 EFZG). Der unbezahlte Urlaub verlängert sich durch die Krankheit auch nicht. Dauert die Arbeitsunfähigkeit über das vereinbarte Ende hinaus, gelten ab dem ersten regulären Arbeitstag die normalen Regeln zu Krankmeldung und Entgeltfortzahlung.

Wie trage ich unbezahlten Urlaub im Dienstplan ein?

Als eigene Abwesenheitsart, getrennt von Erholungsurlaub, Krankheit und Freizeitausgleich. Für die betroffenen Tage werden die Soll-Stunden auf null gesetzt, sodass das Stundenkonto neutral bleibt und keine Minusstunden entstehen. Das Urlaubskonto wird nicht belastet, der Jahresanspruch aber anteilig neu berechnet. Die Lohnabrechnung erhält den exakten Zeitraum, und die fehlenden Dienste werden über Vertretung, offene Schichten oder Tausch besetzt.

Kann der Arbeitgeber mich aus dem unbezahlten Urlaub zurückholen?

Nicht einseitig. Ist der unbezahlte Urlaub vereinbart, sind beide Seiten daran gebunden; eine vorzeitige Rückkehr oder ein Rückruf setzt eine neue Einigung voraus. Wer Flexibilität möchte, sollte eine Regel für vorzeitige Rückkehr oder Verlängerung schon in die Vereinbarung aufnehmen.

Quellen

1. § 7 SGB IV – Beschäftigung (Abs. 3 Monatsfrist bei Arbeitsverhältnis ohne Entgelt, Ausnahmen in Satz 3 und 4): gesetze-im-internet.de
2. § 188 SGB V – Beginn der freiwilligen Mitgliedschaft (Abs. 4 obligatorische Anschlussversicherung): gesetze-im-internet.de
3. § 192 SGB V – Fortbestehen der Mitgliedschaft Versicherungspflichtiger (u. a. Elternzeit): gesetze-im-internet.de
4. § 2 PflegeZG – Kurzzeitige Arbeitsverhinderung: gesetze-im-internet.de
5. § 3 PflegeZG – Pflegezeit und sonstige Freistellungen: gesetze-im-internet.de
6. § 4 PflegeZG – Dauer der Inanspruchnahme (Abs. 4 Urlaubskürzung): gesetze-im-internet.de
7. § 2 FPfZG – Familienpflegezeit: gesetze-im-internet.de
8. § 15 BEEG – Anspruch auf Elternzeit: gesetze-im-internet.de
9. § 16 BEEG – Inanspruchnahme der Elternzeit: gesetze-im-internet.de
10. § 17 BEEG – Urlaub (Kürzung um ein Zwölftel je vollem Kalendermonat): gesetze-im-internet.de
11. § 3 BUrlG – Dauer des Urlaubs: gesetze-im-internet.de
12. § 9 BUrlG – Erkrankung während des Urlaubs: gesetze-im-internet.de
13. § 2 EFZG – Entgeltzahlung an Feiertagen: gesetze-im-internet.de
14. § 3 EFZG – Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: gesetze-im-internet.de
15. § 616 BGB – Vorübergehende Verhinderung: gesetze-im-internet.de
16. §§ 44, 44a SGB XI – Leistungen zur sozialen Sicherung der Pflegepersonen, Zusätzliche Leistungen bei Pflegezeit: gesetze-im-internet.de
17. BAG, Urteil vom 19.03.2019 – 9 AZR 315/17 (kein Urlaubsanspruch für Zeiten unbezahlten Sonderurlaubs, Umrechnungsformel Rn. 25 f.): bundesarbeitsgericht.de
18. BAG, Pressemitteilung zum Urteil 9 AZR 315/17: bundesarbeitsgericht.de
19. Haufe: § 28 TV-L Sonderurlaub (Wortlaut, gleichlautend § 28 TVöD): haufe.de
20. Techniker Krankenkasse: Abmeldegrund 34 und Abmeldezeitraum: tk.de
21. Aplano – Funktionen und Tarife: aplano.de/preise

← Alle Blog-Artikel · Zum Software-Vergleich