BEM-Gespräch: Ablauf, Rechte und Pflichten im betrieblichen Eingliederungsmanagement – und was es für den Dienstplan bedeutet

Im Schichtbetrieb wird das BEM oft als Formalie behandelt: ein Brief der Personalabteilung, ein Gespräch, ein Protokoll. Dabei entscheidet sich in diesem Verfahren, ob jemand mit langen oder häufigen Krankheitszeiten dauerhaft im Team bleiben kann – und häufig liegt die Lösung genau im Dienstplan: in der Schichtlage, der Länge der Dienste, der Zahl der Nachtschichten oder der Rotation. Dieser Beitrag beschreibt die Rechtslage im November 2026 aus beiden Blickwinkeln, für Beschäftigte, die eine Einladung erhalten haben, und für Planende, die die Ergebnisse umsetzen müssen. Wie sich Fehlzeiten insgesamt erfassen und auswerten lassen, beschreibt der Beitrag Fehlzeiten im Schichtbetrieb.

Was ist ein BEM-Gespräch?

„BEM-Gespräch“ ist kein Gesetzesbegriff. Gemeint ist meist das Erstgespräch im betrieblichen Eingliederungsmanagement, manchmal auch jedes weitere Treffen im Verfahren. Das Gesetz beschreibt das BEM als Klärung der Möglichkeiten, wie die Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann. Ein bestimmter Ablauf ist nicht vorgeschrieben. Das Bundesarbeitsgericht spricht von einem „rechtlich regulierten verlaufs- und ergebnisoffenen Suchprozess“, der individuell angepasste Lösungen ermitteln soll (BAG 2 AZR 755/13, Rn. 30; BAG, Urteil vom 07.09.2021 – 9 AZR 571/20, Rn. 9).

Im Betriebsalltag wird das BEM leicht mit anderen Gesprächen verwechselt, die nach Krankheitszeiten geführt werden. Rechtlich sind sie verschieden:

Eigene Systematik der Redaktion, Stand November 2026. Eine stufenweise Wiedereingliederung kann ein Ergebnis des BEM sein, ersetzt es aber nicht.

Wann muss der Arbeitgeber ein BEM anbieten?

Die Pflicht greift, wenn Beschäftigte „innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig“ sind. Seit dem 30. Juli 2026 heißt es im Gesetz zusätzlich „oder teilweise arbeitsunfähig“; die Ergänzung stammt aus Art. 2b des GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetzes vom 24. Juli 2026. Die Teilarbeitsunfähigkeit selbst – eine ärztlich festgestellte Arbeitsunfähigkeit zu 25, 50 oder 75 Prozent der regelmäßigen Wochenarbeitszeit mit Zustimmung beider Seiten – soll nach Angaben der Techniker Krankenkasse erst zum 1. Januar 2028 eingeführt werden. Bis dahin ändert die neue Formulierung für die Praxis wenig, für die Zählung ab 2028 aber viel: Dann zählen auch Wochen mit nur teilweiser Arbeitsunfähigkeit für die Sechs-Wochen-Grenze.

Zusammenstellung der Redaktion, Stand November 2026.

Ein häufiger Denkfehler: Die sechs Wochen des BEM werden mit den sechs Wochen der Entgeltfortzahlung nach § 3 EFZG gleichgesetzt. Beide Fristen haben dieselbe Länge, laufen aber nach verschiedenen Regeln. Die Entgeltfortzahlung zählt je Krankheit, mit Neubeginn unter bestimmten Voraussetzungen; das BEM summiert alle Arbeitsunfähigkeitszeiten der letzten zwölf Monate, gleich aus welchem Grund. Jemand kann also durchgehend Lohnfortzahlung erhalten und trotzdem BEM-berechtigt sein.

Ein individuelles Recht, das BEM einzuklagen, haben Beschäftigte nach dem Bundesarbeitsgericht nicht (BAG 9 AZR 571/20, Leitsatz). Betriebsrat, Personalrat und – bei schwerbehinderten Beschäftigten – die Schwerbehindertenvertretung können die Klärung aber verlangen und wachen darüber, dass der Arbeitgeber seine Pflichten erfüllt (§ 167 Abs. 2 Satz 7 und 8 SGB IX).

Die Einladung zum BEM-Gespräch

Die Initiative liegt beim Arbeitgeber. Eine Einladung zählt nach der Rechtsprechung aber nur dann als ordnungsgemäße Initiative, wenn sie vorab auf die Ziele des BEM sowie auf Art und Umfang der dabei erhobenen und verwendeten Daten hinweist. Der Hinweis muss inhaltlich über eine bloße Bezugnahme auf die Vorschrift hinausgehen. Den Beschäftigten soll klar werden, dass es um die Grundlagen ihrer Weiterbeschäftigung geht und ein ergebnisoffenes Verfahren geplant ist, in das sie eigene Vorschläge einbringen können (BAG 2 AZR 755/13, Leitsatz 1 und Rn. 31 f.). Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor; die Schriftform ist schon aus Beweisgründen üblich.

• Anlass: Hinweis, dass die Voraussetzungen des § 167 Abs. 2 SGB IX erfüllt sind – ohne Diagnosen oder Wertungen.
• Ziele: Arbeitsunfähigkeit überwinden, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorbeugen, das Arbeitsverhältnis erhalten.
• Freiwilligkeit: klarer Hinweis, dass die Teilnahme freiwillig ist und jederzeit beendet werden kann.
• Beteiligte: Hinweis, dass der Betriebsrat nur mit Einverständnis beteiligt wird und auf seine Beteiligung verzichtet werden kann (BAG 1 ABR 14/14, Leitsatz 2); Möglichkeit, eine Vertrauensperson eigener Wahl mitzubringen (§ 167 Abs. 2 Satz 2 SGB IX); bei Bedarf Betriebsarzt.
• Daten: welche Daten erhoben werden, wofür, wer Zugriff hat, wo und wie lange sie gespeichert werden (Art. 13 DSGVO).
• Rückmeldung: angemessene Frist zur Antwort und Ansprechperson.

Eine Einladung, die das Gespräch davon abhängig macht, dass zuerst eine vorformulierte datenschutzrechtliche Einwilligung unterschrieben wird, genügt nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat in einem solchen Fall entschieden, dass der Arbeitgeber auch ohne die Unterschrift mit einem Erstgespräch hätte beginnen und die Bedenken ausräumen müssen; weil das BEM ein konsensuales Verfahren ist, waren die Vorstellungen der Beschäftigten zu berücksichtigen (BAG, Urteil vom 15.12.2022 – 2 AZR 162/22).

Ablauf des BEM-Verfahrens in sieben Schritten

Weil das Gesetz kein Verfahren vorschreibt, haben viele Betriebe eine eigene Verfahrensordnung, oft als Betriebsvereinbarung. Der folgende Ablauf entspricht dem, was sich aus Gesetz und Rechtsprechung als Mindeststandard ableiten lässt:

1. Auslöser erkennen: Arbeitsunfähigkeitszeiten je Person über rollierende zwölf Monate summieren und bei Überschreiten der Grenze eine festgelegte Stelle informieren – nicht die direkte Schichtleitung mit Details.
2. Einladen: schriftlich, mit Hinweis auf Ziele, Daten, Freiwilligkeit und Beteiligte.
3. Erstgespräch: Verfahren erklären, Beteiligte festlegen, Bedenken klären, Einverständnis zur Datenverarbeitung einholen. Gesundheitsdetails sind hier meist noch nicht nötig.
4. Situationsanalyse: Welche Belastungen am Arbeitsplatz hängen mit den Ausfällen zusammen? Typische Fragen im Schichtbetrieb betreffen Nachtarbeit, Rückwärtswechsel, Dienstlänge, Wochenenddichte, Heben und Tragen, Alleinarbeit.
5. Maßnahmen vereinbaren: konkret, befristet oder unbefristet, mit Verantwortlichen. Kommen Leistungen zur Teilhabe in Betracht, sind Rehabilitationsträger oder bei schwerbehinderten Beschäftigten das Integrationsamt hinzuzuziehen (§ 167 Abs. 2 Satz 5 SGB IX).
6. Umsetzen und prüfen: Maßnahmen im Dienstplan und am Arbeitsplatz umsetzen, nach einer vereinbarten Zeit gemeinsam bewerten und gegebenenfalls nachsteuern.
7. Abschließen und dokumentieren: Abgeschlossen ist das BEM, wenn beide Seiten sich einig sind, dass der Suchprozess beendet ist, oder wenn die beschäftigte Person die weitere Zustimmung nicht erteilt. Einseitig beenden kann der Arbeitgeber den Prozess grundsätzlich nicht; vorher müssen auch die Person und die übrigen Beteiligten Gelegenheit gehabt haben, weitere Ansätze zu nennen (BAG 2 AZR 138/21, Rn. 29 f.).

Wer nimmt am BEM-Gespräch teil?

Die direkte Führungskraft oder Schichtleitung ist im Gesetz nicht genannt. Ob sie teilnimmt, sollte mit der betroffenen Person abgestimmt werden; für die Umsetzung von Dienstplan-Maßnahmen wird sie später ohnehin gebraucht.

Muss ich zum BEM-Gespräch? Rechte der Beschäftigten

Nein. Das BEM setzt die Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person voraus, die Teilnahme ist freiwillig. Wer ablehnt, verletzt keine arbeitsvertragliche Pflicht; eine Abmahnung allein wegen der Ablehnung kommt nicht in Betracht. Die Ablehnung hat aber eine Folge im Kündigungsschutz: Hat die Person nach ordnungsgemäßer Einladung abgelehnt, kann sich der Arbeitgeber in einem späteren Verfahren darauf berufen, dass er seine Pflicht erfüllt hat. Kommen danach binnen eines Jahres erneut mehr als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit zusammen, muss er allerdings grundsätzlich einen neuen Versuch unternehmen (BAG 2 AZR 138/21).

• Keine Diagnosepflicht: Welche Gesundheitsinformationen geteilt werden, entscheidet die Person selbst. Sinnvoll sind meist Angaben zu Einschränkungen („keine Nachtarbeit“, „nicht mehr als acht Stunden“), nicht zur Diagnose.
• Begleitung: Eine Vertrauensperson eigener Wahl darf mitkommen – etwa ein Betriebsratsmitglied, eine Kollegin oder eine Person von außen.
• Abbruch: Die Zustimmung kann jederzeit zurückgezogen werden; damit endet das Verfahren.
• Eigene Vorschläge: Das BEM ist ergebnisoffen. Wer konkrete Wünsche zur Schichtlage oder Dienstlänge hat, sollte sie einbringen; sie sind zu prüfen.
• Gespräch während der Krankschreibung: Ein BEM-Gespräch kann auch während fortbestehender Arbeitsunfähigkeit stattfinden, wenn die Person einverstanden und gesundheitlich dazu in der Lage ist. Eine Pflicht zum Erscheinen folgt daraus nicht. Was während einer Krankschreibung sonst gilt, steht im Beitrag Arbeiten trotz Krankschreibung.

Datenschutz: BEM-Akte statt Personalakte

Im BEM werden Gesundheitsdaten verarbeitet, also besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Die IHK Ostthüringen bezeichnet die getrennte Führung einer BEM-Akte als zentrales datenschutzrechtliches Erfordernis: Sie darf nicht Teil der Personalakte sein, Zugriff haben nur befugte Personen im erforderlichen Umfang, und die Daten sind nur so lange zu speichern, wie das Verfahren sie erfordert. Eine Weitergabe von BEM-Daten an den gesamten Betriebsrat ist nur mit ausdrücklicher Zustimmung der betroffenen Person zulässig. In die Personalakte gehört regelmäßig nur der Nachweis, dass ein BEM angeboten und durchgeführt, abgelehnt oder abgeschlossen wurde.

Für den Dienstplan heißt das: Der Plan darf zeigen, dass eine Person keine Nachtdienste übernimmt oder nur Frühdienste hat, nicht warum. Bemerkungen wie „BEM“, „Reha“ oder Diagnosen gehören weder in Schichtnotizen noch in Team-Chats. Planungssoftware sollte Einschränkungen neutral abbilden können, etwa als Verfügbarkeit oder feste Schichtzuordnung, und Abwesenheitsgründe nur für berechtigte Rollen sichtbar machen. Mehr zur Rechtslage bei Krankmeldungen und Diagnosen steht im Beitrag Krankmeldung beim Arbeitgeber.

BEM und krankheitsbedingte Kündigung

Das BEM ist keine formelle Wirksamkeitsvoraussetzung einer Kündigung. Es konkretisiert aber den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit: Eine krankheitsbedingte Kündigung ist nur zulässig, wenn mildere Mittel fehlen. Unterlässt der Arbeitgeber ein gebotenes BEM, muss er im Kündigungsschutzprozess nicht nur darlegen, dass arbeitsplatzbezogene Maßnahmen nach § 1 Abs. 2 Satz 2 KSchG objektiv nutzlos gewesen wären, sondern auch, dass künftige Fehlzeiten nicht durch gesetzlich vorgesehene Hilfen oder Leistungen der Rehabilitationsträger in relevantem Umfang hätten vermieden werden können (BAG 2 AZR 755/13, Leitsatz 2). Diesen Nachweis zu führen, ist in der Praxis schwer.

Auswahl der Redaktion; alle Entscheidungen im Volltext auf bundesarbeitsgericht.de. Stand November 2026.

Typische BEM-Maßnahmen im Schichtbetrieb – und wie sie im Dienstplan ankommen

Im Schichtbetrieb sind die Ergebnisse eines BEM besonders oft Planungsentscheidungen. Damit sie wirken, müssen sie im Plan verbindlich hinterlegt sein und dürfen nicht bei der nächsten Personalknappheit stillschweigend aufgeweicht werden. Ein BEM, dessen Ergebnis „vorerst keine Nachtdienste“ lautet und das drei Wochen später durch eine Einspring-Anfrage für die Nacht unterlaufen wird, ist praktisch gescheitert.

Eigene Darstellung der Redaktion. Maßnahmen werden im BEM einvernehmlich vereinbart; welche davon im Einzelfall geeignet sind, hängt vom Arbeitsplatz ab.

Die stufenweise Wiedereingliederung verdient besondere Aufmerksamkeit. Nach § 74 SGB V soll der Arzt, wenn arbeitsunfähige Versicherte ihre Tätigkeit teilweise verrichten können und eine stufenweise Wiederaufnahme voraussichtlich hilft, Art und Umfang der möglichen Tätigkeiten auf der Bescheinigung angeben; spätestens ab sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit hat diese Feststellung regelmäßig zu erfolgen. Die Person ist während der Maßnahme weiter arbeitsunfähig. Deshalb darf sie nicht auf die Mindestbesetzung angerechnet werden, und Mehrarbeit, Nachtdienste über den Stufenplan hinaus oder Einspringen sind ausgeschlossen. Schwerbehinderte Beschäftigte können verlangen, entsprechend einem Wiedereingliederungsplan beschäftigt zu werden (BAG, Urteil vom 16.05.2019 – 8 AZR 530/17). Ab 2028 soll die Teilarbeitsunfähigkeit nach den Berichten zum GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz Vorrang vor der stufenweisen Wiedereingliederung haben; wie das im Einzelnen umgesetzt wird, regeln noch ausstehende Richtlinien.

Die Rolle des Betriebsrats

Im Einzelfall ist der Betriebsrat nur beteiligt, wenn die betroffene Person zustimmt. Auf der kollektiven Ebene hat er dagegen erhebliche Rechte. Für generelle Verfahrensregeln zum BEM kann sich ein Mitbestimmungsrecht aus § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG (allgemeine Verfahrensfragen), Nr. 6 (Nutzung und Verarbeitung von Gesundheitsdaten) und Nr. 7 (Gesundheitsschutz) ergeben; nach Nr. 7 steht ihm sogar ein Initiativrecht für eine Verfahrensordnung zu (BAG 1 ABR 14/14, Rn. 9 und 12). Die Umsetzung konkreter Maßnahmen im Einzelfall wird von der Rahmenvorschrift dagegen nicht mehr erfasst; ob etwa eine Versetzung oder eine Änderung der Schichtpläne mitbestimmungspflichtig ist, richtet sich nach den allgemeinen Regeln. Wie Dienstpläne mit dem Betriebsrat abgestimmt werden, beschreibt der Beitrag Dienstplan und Betriebsrat.

Unabhängig vom Einzelfall überwachen Betriebs- und Personalrat nach § 176 SGB IX, dass der Arbeitgeber seine Pflichten aus § 167 SGB IX erfüllt. In der Praxis bewährt sich eine Betriebsvereinbarung, die festlegt, wer die Sechs-Wochen-Grenze überwacht, wer einlädt, wer die BEM-Akte führt, wie lange sie aufbewahrt wird und wie Ergebnisse an die Dienstplanung weitergegeben werden – nämlich als neutrale Planungsvorgabe ohne Gesundheitsdaten.

BEM-Ergebnisse mit Aplano im Plan umsetzen

Aplano ist eine Cloud-Software für Dienstplanung, Zeiterfassung und Mitarbeiterkommunikation, kein Werkzeug zur Führung von BEM-Akten – die gehören getrennt von Planungsdaten abgelegt. Für die Umsetzung der Ergebnisse im Plan sind vor allem Abwesenheiten, Qualifikationen, Stundenkonten und ArbZG-Hinweise auf Ruhezeit- und Pausenkonflikte relevant; Arbeitsunfähigkeitszeiten lassen sich als Abwesenheiten erfassen und auswerten. Abwesenheiten und Urlaubskonten sind ab dem Basic-Tarif (2,00 € je Mitarbeiter und Monat) enthalten, Zeiterfassung, Stundenkonten und Auswertungen im Pro-Tarif (4,50 €). Testen lässt sich Aplano 14 Tage im Pro-Umfang ohne Kreditkarte. Auf Capterra hat die Software 4,8 von 5 bei 113 Bewertungen, auf OMR Reviews 4,7 von 5 bei 206 Bewertungen (Stand Juli 2026). Andere Anbieter stellt der Software-Vergleich gegenüber.

Häufige Fragen

Ab wann muss der Arbeitgeber ein BEM-Gespräch anbieten?

Sobald Beschäftigte innerhalb der letzten zwölf Monate länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig waren (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Gezählt wird rollierend, nicht im Kalenderjahr (BAG, Urteil vom 18.11.2021 – 2 AZR 138/21). Die Pflicht gilt für alle Beschäftigten und alle Betriebsgrößen. Seit dem 30. Juli 2026 nennt das Gesetz auch die teilweise Arbeitsunfähigkeit, die als Teilarbeitsunfähigkeit ab dem 1. Januar 2028 vorgesehen ist.

Muss ich zum BEM-Gespräch gehen?

Nein. Die Teilnahme ist freiwillig und setzt Ihre Zustimmung voraus. Eine Ablehnung ist keine Pflichtverletzung. Sie kann aber in einem späteren Kündigungsschutzverfahren eine Rolle spielen, weil der Arbeitgeber dann zeigen kann, dass er ein BEM ordnungsgemäß angeboten hat. Kommen innerhalb eines Jahres erneut mehr als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit zusammen, muss er grundsätzlich erneut einladen.

Muss ich im BEM-Gespräch meine Diagnose nennen?

Nein. Welche Gesundheitsinformationen Sie teilen, entscheiden Sie selbst. Für die Suche nach Lösungen genügen oft Angaben zu Einschränkungen, etwa „keine Nachtarbeit“ oder „keine Dienste über acht Stunden“. Gesundheitsdaten aus dem BEM gehören in eine getrennte BEM-Akte, nicht in die Personalakte, und dürfen nur mit Ihrer Zustimmung an weitere Beteiligte wie den Betriebsrat gehen.

Wer darf beim BEM-Gespräch dabei sein?

Neben Ihnen und der vom Arbeitgeber beauftragten Person der Betriebs- oder Personalrat, wenn Sie einverstanden sind, bei Schwerbehinderung die Schwerbehindertenvertretung, auf Ihren Wunsch eine Vertrauensperson eigener Wahl und bei Bedarf der Betriebsarzt. Kommen Leistungen zur Teilhabe in Betracht, werden Rehabilitationsträger oder das Integrationsamt hinzugezogen (§ 167 Abs. 2 SGB IX).

Ist eine Kündigung ohne BEM unwirksam?

Nicht automatisch. Das BEM ist keine formelle Wirksamkeitsvoraussetzung. Hat der Arbeitgeber ein gebotenes BEM aber unterlassen, muss er im Prozess zusätzlich darlegen, dass weder Anpassungen am Arbeitsplatz noch Hilfen oder Leistungen der Rehabilitationsträger künftige Fehlzeiten in relevantem Umfang verhindert hätten (BAG, Urteil vom 20.11.2014 – 2 AZR 755/13). Auch die Zustimmung des Integrationsamts ersetzt diesen Nachweis nicht (BAG, Urteil vom 15.12.2022 – 2 AZR 162/22).

Was bedeuten BEM-Ergebnisse für den Dienstplan?

Häufig sind die vereinbarten Maßnahmen Planungsvorgaben: keine oder weniger Nachtdienste, feste Schichtlage, kürzere Dienste, kein Einspringen aus dem Frei oder eine stufenweise Wiedereingliederung als eigene Dienstart, die nicht auf die Mindestbesetzung angerechnet wird. Im Plan sollte nur die Vorgabe sichtbar sein, nicht der gesundheitliche Hintergrund.

Quellen

1. § 167 SGB IX – Prävention, Abs. 2 betriebliches Eingliederungsmanagement: gesetze-im-internet.de
2. Änderungshistorie § 167 SGB IX (Art. 2b GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz vom 24.07.2026, BGBl. 2026 I Nr. 228, in Kraft ab 30.07.2026): buzer.de
3. Techniker Krankenkasse, SV-Update kurz & kompakt 3. Quartal 2026 (Teilarbeitsunfähigkeit und Teilkrankengeld ab 01.01.2028): tk.de
4. § 176 SGB IX – Aufgaben des Betriebs- und Personalrats: gesetze-im-internet.de
5. § 74 SGB V – Stufenweise Wiedereingliederung: gesetze-im-internet.de
6. § 44 SGB IX – Stufenweise Wiedereingliederung: gesetze-im-internet.de
7. § 3 EFZG – Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: gesetze-im-internet.de
8. § 87 BetrVG – Mitbestimmungsrechte: gesetze-im-internet.de
9. § 1 KSchG – Sozial ungerechtfertigte Kündigungen: gesetze-im-internet.de
10. Art. 9 DSGVO – Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten: dejure.org
11. BAG, Urteil vom 20.11.2014 – 2 AZR 755/13 (Initiative, Hinweis, Darlegungslast): bundesarbeitsgericht.de
12. BAG, Beschluss vom 22.03.2016 – 1 ABR 14/14 (Betriebsrat, Einverständnis, Mitbestimmung): bundesarbeitsgericht.de
13. BAG, Urteil vom 07.09.2021 – 9 AZR 571/20 (kein Individualanspruch auf BEM): bundesarbeitsgericht.de
14. BAG, Urteil vom 18.11.2021 – 2 AZR 138/21 (Jahreszeitraum, erneutes BEM, Abschluss): bundesarbeitsgericht.de
15. BAG, Urteil vom 15.12.2022 – 2 AZR 162/22 (Datenschutz-Einwilligung, Integrationsamt): bundesarbeitsgericht.de
16. BAG, Urteil vom 16.05.2019 – 8 AZR 530/17 (stufenweise Wiedereingliederung schwerbehinderter Beschäftigter): bundesarbeitsgericht.de
17. IHK Ostthüringen, Fokusthema BEM – Datenschutz (BEM-Akte, Zugriff, Löschung), Stand 31.07.2025: ihk.de
18. Aplano – Funktionen und Tarife: aplano.de/preise

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