Seit dem 1. Januar 2026 wird die Personalbemessung nach § 113c SGB XI in vollstationären Pflegeeinrichtungen vollständig angewendet. Statt einer starren Fachkraftquote gilt ein bedarfsorientierter Personalmix aus drei Qualifikationsniveaus, berechnet aus der Bewohner- und Pflegegradstruktur. Für die Praxis heißt das: qualifikationsgenaue Schichtbesetzung, dokumentierte Delegation und ein Dienstplan, der den Mix je Schicht nachweisbar abbildet.
Die Übergangszeit ist vorbei: Mit dem Ende der Konvergenzphase am 31. Dezember 2025 ist die Personalbemessung in der Langzeitpflege (PeBeM) seit Jahresbeginn 2026 vollständig anzuwenden. Eingeführt wurde § 113c SGB XI bereits zum 1. Juli 2023 – doch erst jetzt zeigt sich in vielen Einrichtungen, dass die eigentliche Umsetzungsarbeit nicht in der Verwaltung stattfindet, sondern im Dienstplan. Denn die PeBeM beantwortet nicht nur, wie viel Personal ein Haus braucht, sondern auch, mit welcher Qualifikation es wann arbeiten muss.
Das Prinzip: Personalmix statt Fachkraftquote
Die PeBeM ersetzt die starre Fachkraftquote durch eine bedarfsorientierte Berechnung: Aus der Bewohnerstruktur – konkret den Pflegegraden – ergibt sich ein Soll-Personalmix aus drei Qualifikationsniveaus. Pflegefachkräfte mit dreijähriger Ausbildung (QN 4) übernehmen vorbehaltene Aufgaben und Behandlungspflege, Assistenzkräfte mit ein- bis zweijähriger Ausbildung (QN 3) arbeiten mit dokumentierter Delegation, an- und ungelernte Hilfskräfte (QN 1–2) tragen Grundpflege und Unterstützung. Die Grundlagen samt Besetzungsschema erklärt die Seite Dienstplan in der Pflege – dieser Beitrag konzentriert sich auf die Umsetzung im Planungsalltag.
Der Umsetzungsfahrplan für die Dienstplanung
Qualifikationen sauber erfassen
Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter wird einem Qualifikationsniveau zugeordnet – inklusive Zusatzqualifikationen und laufender Weiterbildungen. Diese Stammdaten sind das Fundament jeder PeBeM-konformen Planung.
Soll-Mix je Schicht ableiten
Aus der einrichtungsindividuellen Berechnung entsteht die Soll-Besetzung je Wohnbereich und Schicht – getrennt nach QN. „Zwei Kräfte in der Frühschicht“ genügt nicht mehr; es zählt, welche zwei.
Delegation dokumentieren
Assistenz- und Hilfskräfte übernehmen delegierte Maßnahmen nur mit dokumentierter Grundlage. Wer delegiert was an wen – das gehört schriftlich geregelt und im Alltag nachvollziehbar hinterlegt.
Soll und Ist abgleichen
Der veröffentlichte Plan ist die halbe Wahrheit: Krankheit, Tausch und Einspringen verändern die reale Besetzung. Der Soll-Ist-Abgleich je Schicht und QN macht Abweichungen sichtbar und belegbar.
Ausfälle qualifikationsgenau ersetzen
Fällt eine QN-4-Kraft aus, genügt kein beliebiger Ersatz – die Vertretung braucht das passende Niveau. Ein Springer-Pool mit hinterlegten Qualifikationen macht das praktikabel; die Mechanik zeigt der Beitrag Springer-Pool und Ausfallmanagement.
Typische Stolpersteine der ersten Monate
| Stolperstein | Folge | Korrektur |
|---|---|---|
| Besetzung nur nach Köpfen geplant | Soll-Mix je QN wird verfehlt, Nachweis scheitert | Besetzungsregeln je Schicht und Qualifikationsniveau definieren |
| Qualifikationsdaten veraltet | Planung rechnet mit falschem Mix | Stammdaten bei jedem Abschluss und Neueintritt aktualisieren |
| Delegation nur mündlich | Maßnahmen sind nicht belegbar | Delegationsregeln schriftlich fassen und je Bereich hinterlegen |
| Ausfall mit „irgendjemandem“ besetzt | Besetzung stimmt zahlenmäßig, aber nicht qualifikatorisch | Vertretung nach QN filtern, Springer-Qualifikationen pflegen |
| Nachweis in Excel-Nebenlisten | Doppelpflege, Übertragungsfehler | Besetzung und Ist-Zeiten im selben System auswerten |
Ohne Software kaum noch handhabbar
Die qualifikationsgenaue Nachweisführung ist der Punkt, an dem Papier- und Tabellenplanung praktisch scheitern: Je Schicht sind Soll-Mix, Ist-Besetzung und Abweichungen zu belegen – über Monate hinweg und für jeden Wohnbereich. Dienstplan-Software hinterlegt Qualifikationen je Person, blendet bei der Besetzung unpassende Profile aus und wertet die Besetzung je Schicht aus. Auch die Mitplanung des Teams zahlt auf die PeBeM ein: Wunschdienste und Verfügbarkeiten stabilisieren die Pläne gerade dort, wo Fachkräfte knapp sind – wie das funktioniert, beschreibt der Beitrag Wunschdienste und Verfügbarkeiten. Welche Systeme sich für Pflegebetriebe eignen, zeigt der Software-Vergleich.
Qualifikationsgenau planen mit Aplano
Aplano hinterlegt Qualifikationen je Mitarbeiter, berücksichtigt sie bei Planung und automatischer Schichtplanung und stellt Auswertungen und Exporte für Nachweise bereit; die Zeiterfassung im selben System liefert den Ist-Stand. Qualifikationen, Auto-Planung und Reports sind im Pro-Tarif enthalten (4,50 € pro Mitarbeiter/Monat, Einstieg ab 0,50 €, monatlich kündbar). Auf Capterra ist Aplano mit 4,8 von 5 bewertet (113 Bewertungen, Stand Juli 2026) und wird laut Rezensionen häufig in sozialen Einrichtungen und Pflegediensten eingesetzt.
Häufige Fragen
Für welche Einrichtungen gilt die PeBeM?
§ 113c SGB XI regelt die Personalbemessung für vollstationäre Pflegeeinrichtungen. Dort wird sie nach dem Ende der Konvergenzphase (31.12.2025) seit dem 1. Januar 2026 vollständig angewendet. Ambulante Dienste sind von der Regelung nicht erfasst, profitieren aber von denselben Planungsprinzipien – etwa qualifikationsgenauer Besetzung.
Was passiert, wenn eine Fachkraft kurzfristig ausfällt?
Die Vertretung muss das passende Qualifikationsniveau mitbringen – eine Hilfskraft kann eine QN-4-Kraft nicht ersetzen. Praktisch heißt das: Springer-Pool mit gepflegten Qualifikationsdaten, offene Schichten nur an passende Profile ausschreiben und die Umbesetzung dokumentieren, damit der Soll-Ist-Nachweis stimmt.
Ersetzt die PeBeM die Fachkraftquote?
Die PeBeM ersetzt die starre Quote durch einen bedarfsorientierten Personalmix aus drei Qualifikationsniveaus, der sich aus der Bewohner- und Pflegegradstruktur ergibt. Geplant wird nicht mehr pauschal „eine Fachkraft pro Schicht“, sondern die Besetzung je Niveau – nachvollziehbar dokumentiert je Schicht und Wohnbereich.
Quellen
- Sozialgesetzbuch XI (§ 113c SGB XI – Personalbemessung): gesetze-im-internet.de
- Relias – „PeBeM: Was stationäre Pflegeeinrichtungen wissen müssen“ (Stand 24.10.2025): relias.de · sanapol – PeBeM-Überblick: sanapol.de
- Aplano – Qualifikationen und Auswertungen (Tarifübersicht): aplano.de/preise · Capterra – Aplano-Bewertungen: capterra.com.de